Cách viết hóa đơn giá trị gia tăng
Quy định về việc lập hóa đơn giá trị gia tăng
- Theo Điều 16 Thông tư 39/2014/TT-BTC được sửa đổi, bổ sung theo Thông tư 119/2014/TT-BTC, Thông tư 26/2015/TT-BTC quy định về việc lập hóa đơn GTGT cụ thể như sau:
- Khi lập hóa đơn GTGT phải ghi đầy đủ, đúng các yếu tố quy định trên hoá đơn:
• Phải dùng cùng màu mực, loại mực không phai, không sử dụng mực đỏ;
• Đúng nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Không được tẩy xóa, sửa chữa;
• Ghi rõ giá bán chưa có thuế GTGT, phụ thu và phí tính ngoài giá bán (nếu có), thuế GTGT, tổng giá thanh toán đã có thuế.
• Hoá đơn được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn.
• Hoá đơn được lập một lần thành nhiều liên. Nội dung lập trên hóa đơn phải được thống nhất trên các liên hóa đơn có cùng một số.
• Chữ số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, không viết hoặc in đè lên chữ in sẵn và gạch chéo phần còn trống (nếu có).
Cách viết hóa đơn giá trị gia tăng được quy định như thế nào?
Cách viết thông tin người mua hàng trên hóa đơn giá trị gia tăng
• Họ tên người mua hàng: Ghi đầy đủ họ và tên người trực tiếp đến mua và giao dịch trực tiếp với công ty bán.
+ Trong trường hợp người mua không lấy hóa đơn hoặc không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có) thì vẫn phải lập hóa đơn và ghi rõ “người mua không lấy hóa đơn” hoặc “người mua không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế”.
• Tên đơn vị: Ghi tên công ty của bên mua theo đúng như tên trên Giấy phép đăng ký kinh doanh.
• Mã số thuế: Ghi mã số thuế đã được cấp theo Giấy phép đăng ký kinh doanh, Đăng ký thuế của công ty khách hàng.
• Địa chỉ: Ghi địa chỉ của công ty khách hàng theo Giấy phép đăng ký kinh doanh.
+ Trường hợp tên, địa chỉ người mua quá dài, trên hóa đơn người bán được viết ngắn gọn một số danh từ thông dụng như: “Phường” thành “P”; “Quận” thành “Q”, “Thành phố” thành “TP”, “Việt Nam” thành “VN” hoặc “Cổ phần” là “CP”, “Trách nhiệm Hữu hạn” thành “TNHH”, “khu công nghiệp” thành “KCN”, “sản xuất” thành “SX”, “Chi nhánh” thành “CN”… nhưng phải đảm bảo đầy đủ số nhà, tên đường phố, phường, xã, quận, huyện, thành phố, xác định được chính xác tên, địa chỉ doanh nghiệp và phù hợp với đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế của doanh nghiệp.
• Hình thức thanh toán:
+ Nếu chưa xác đinh hình thức thanh toán ghi: TM/CK
+ Nếu thanh toán bằng chuyển khoản ghi: CK
+ Nếu thanh toán bằng tiền mặt ghi: TM
Cách viết ngày tháng năm trên hóa đơn giá trị gia tăng:
• Ngày lập hóa đơn đối với xây dựng lắp đặt là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
• Ngày lập hóa đơn đối với cung ứng dịch vụ là ngày hoàn thành việc cung ứng dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
+ Trường hợp tổ chức cung ứng dịch vụ thực hiện thu tiền trước hoặc trong khi cung ứng dịch vụ thì ngày lập hóa đơn là ngày thu tiền.
• Ngày lập hóa đơn đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
Cách viết phần Ký tên trên hóa đơn giá trị gia tăng
• Người mua hàng:
+ Người đi mua hàng ký tên.
+ Đối với việc mua hàng không trực tiếp như: Mua hàng qua điện thoại, qua mạng, FAX thì người mua hàng không nhất thiết phải ký, ghi rõ họ tên. Nhưng người bán hàng phải ghi rõ là bán hàng qua điện thoại, qua mạng, FAX.
• Người bán hàng: Người lập hóa đơn ký tên.
• Thủ trưởng đơn vị:
+ Thủ trưởng đơn vị là Giám đốc, yêu cầu: Ký, đóng dấu, ghi dõ họ tên.
+ Trường hợp thủ trưởng đơn vị không ký vào tiêu thức người bán hàng thì phải có giấy ủy quyền của thủ trưởng đơn vị cho người trực tiếp bán ký, ghi rõ họ tên trên hóa đơn và đóng dấu của tổ chức vào phía trên bên trái của tờ hóa đơn.
Cách viết bảng kê khai chi tiết hàng hóa bán ra trên hóa đơn
• Cột Số thứ tự: Ghi lần lượt số thứ tự các loại hàng hóa mà người mua hàng đến mua.
• Cột Tên hàng hóa, dịch vụ:
+ Ghi chi tiết, cụ thể tên hàng hóa bán ra (tên, mã, kí hiệu của hàng hóa).
+ Nếu có quy định mã hàng hoá, dịch vụ để quản lý thì phải ghi cả mã hàng hoá và tên hàng hoá.
+ Các loại hàng hoá cần phải đăng ký quyền sử dụng, quyền sở hữu thì phải ghi trên hoá đơn các loại số hiệu, ký hiệu đặc trưng của hàng hoá mà khi đăng ký pháp luật có yêu cầu.
+ Các trường hợp là hoá đơn điều chỉnh: Thì phải ghi rõ điều chỉnh sai sót, tăng, giảm của hoá đơn số bao nhiêu, ký hiệu, ngày tháng năm.
• Cột Đơn vị tính:
+ Ghi rõ đơn vị tính của hàng hóa bán ra.
+ Trường hợp kinh doanh dịch vụ trên hóa đơn không nhất thiết phải có tiêu thức “đơn vị tính”.
• Cột Số lượng: Ghi rõ số lượng hàng hóa bán ra
• Cột Đơn giá: Ghi rõ đơn giá của một đơn vị hàng hóa (giá chưa VAT)
• Cột Thành tiền: Là số tiền mà người mua phải trả bằng đơn giá nhân với số lượng của hàng hóa đó.
Loại tiền ghi trên hóa đơn giá trị gia tăng là đồng Việt Nam.
• Trường hợp người bán được bán hàng thu ngoại tệ theo quy định của pháp luật, tổng số tiền thanh toán được ghi bằng nguyên tệ, phần chữ ghi bằng tiếng Việt.
• Người bán đồng thời ghi trên hóa đơn tỷ giá ngoại tệ với đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch bình quân của thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm lập hóa đơn.
• Trường hợp ngoại tệ thu về là loại không có tỷ giá với đồng Việt Nam thì ghi tỷ giá chéo với một loại ngoại tệ được Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tỷ giá.
Lưu ý khi viết hóa đơn giá trị gia tăng
• Sau khi viết xong nội dung hóa đơn, gạch chéo phần còn trống (nếu có) trong bảng.
• Trường hợp hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in được lập bằng máy tính, hóa đơn điện tử nếu có phần còn trống trên hóa đơn thì không phải gạch chéo.
• Cách viết phần Tổng cộng:
+ Cộng tiền hàng: Là tổng số tiền ở cột thành tiền.
+ Thuế suất thuế GTGT: Ghi mức thuế suất của hàng hóa dịch vụ (hiện tại có 3 mức là: 0%, 5%, 10%).
Nếu là hàng hoá, dịch vụ thuộc đối tượng không chịu thuế GTGT, được miễn thuế GTGT thì chỉ ghi dòng giá bán là giá thanh toán, dòng thuế suất thuế GTGT không ghi và gạch bỏ (). Nếu là hàng thuế suất 0% thì viết là “0”.
+ Tổng cộng tiền thanh toán: Là tổng cộng của dòng “Cộng tiền hàng” và “Tiền thuế GTGT”.
+ Số tiền viết bằng chữ: Viết chính xác số tiền bằng chữ ở dòng “Tổng cộng tiền thanh toán”
Lưu ý: Không được làm tròn số tiền lẻ trên hóa đơn GTGT.
